OS PRINCIPAIS DESAFIOS DE UMA ADMINISTRADORA DE CONDOMÍNIOS

Nesta matéria, iremos abordar os principais desafios encontrados em uma administradora de condomínios para entregar um serviço de qualidade e superar as dificuldades e particularidades de cada local.

 

A profissionalização é um tema recorrente em várias áreas da nossa sociedade, é ela que eleva a qualidade, diminui custos, aumenta a segurança entre outros, ou seja, otimizar uma engrenagem em que todos os setores de um determinado segmento trabalhem de forma positiva e harmoniosa. E em uma administradora de condomínios não é diferente, são vários os desafios que exigem critérios bem definidos para que tudo fique em total conformidade às exigências que os condôminos necessitam.

CONTAS / INADIMPLÊNCIA – toda e qualquer empresa, precisa de dinheiro em caixa para pagar suas contas, fornecedores e funcionários, o condomínio é a mesma coisa. Neste ponto, não tendo inadimplências ou negociando sempre para que isso não ocorra e se ocorra se resolva logo, é fator primordial para que o condomínio arque com as despesas e não se veja obrigado a repartir estes débitos com moradores adimplentes.

É aí que entra a administradora de condomínios atualizada com o momento, com um sistema integrado que forneça um balanço financeiro rápido, equipe preparada para resolver junto ao condômino as pendências, evitando inclusive problemas de relacionamento entre os moradores.

SEGURANÇA – Um dos principais motivos que tem levado muitas famílias a se mudarem para condomínios é exatamente a segurança. Condomínios inteligentes, com todos os recursos necessários, fornecendo estrutura aos moradores é essencial. Mas instalar câmeras, alarmes, cercas, censores entre outros, é pouco...

Um condomínio bem gerido vai “investir” em pessoal, treinamento, informações e normas que agreguem o bom funcionamento para todos, inclusive sobre o uso das áreas de comum acesso como portarias e portões de garagem por exemplo.

Vale ressaltar que a segurança também diz respeito a prevenção (incêndio, primeiros socorros, cuidados ao transitar com veículos, passeio com animais, crianças pequenas em áreas de risco como elevadores e piscinas).

COMUNICAÇÃO – Já ouviram falar da brincadeira bem antiga, chamada de telefone sem fio? Onde uma pessoa fala uma frase ou palavra para outra e quando chega na ultima normalmente é completamente diferente? Pois bem, é isso que acontece em um ambiente onde existe muitas pessoas, demandas e obrigações e não há uma ferramenta para centralizar os questionamentos, duvidas, sugestões e reclamações.

Quando há um canal especifico para discutir demandas e por parte da Administradora de condomínio é realizada esta conexão entre o (a) síndico (a) e moradores, as coisas tendem a ser mais objetivas e assertivas. Um exemplo: Contratar uma empreiteira para reformar a área de lazer, e precisa de uma assembleia para tratar de custos para a obra.

Hoje temos várias ferramentas que podem agilizar o contato para uma reunião, e-mail, grupos de WhatsApp ou lista de transmissão. Outra coisa importante é ter um telefone exclusivo que atenda problemas emergenciais no condomínio.

No aplicativo da administradora por exemplo, há um canal onde o próprio morador, mediante login e senha pode pegar a segunda via de boleto, atas, regimento interno, convenção e recebe avisos e comunicados

Ao mesmo tempo que a tecnologia é uma grande ferramenta, é de obrigação dos condôminos manterem seus dados cadastrais sempre atualizados para o recebimento de circulares com convocações para assembleias, comunicados de reformas, dedetização ou qualquer outro assunto de relevância coletiva, fechando um ciclo onde a responsabilidade é de todos.

GESTÃO DE FUNCIONÁRIOS – Este item, pode ser dividido em três subtópicos:

 - Funcionários do próprio condomínio: Uma administradora de condomínios, deve estar “antenada” e sempre atualizada quanto as leis trabalhistas, saber organizar a escala dos funcionários, gerir a função de cada setor como um jardineiro, piscineiro, porteiro ou profissional de pequenos reparos e reformas nas dependências.

Por isso, uma administradora de condomínios deve ter um corpo jurídico atuante, afim de resguardar todas as partes, para que ocorra uma relação saudável entre o quadro de funcionários com os seus empregadores (condomínios).

 - Funcionários terceirizados: Há condomínios em que é acertado em assembleia que todo os prestadores de serviços sejam terceirizados, isso requer um estudo minucioso para que supra todas as demandas diárias. Mas enganasse quem acha que é simples, basta colocar o profissional pra fazer a sua função e está tudo resolvido. Tem que haver fiscalização e direcionamento pra cada tarefa, respeitando normas de qualidade e um bom diálogo entre condôminos, terceirizado e administradora de condomínios.

 - Funcionários dos condomínios e terceirizados, ou mistos: Esta prática é muito comum, pois não há uma regra determinando o que pode e que não pode ser terceirizado.

Pegaremos um exemplo bem comum nos dias de hoje. Vários condomínios tem adotado o sistema de portaria virtual, onde quem atende o interfone é uma pessoa que fica em uma central em um escritório longe dali. Ele atende, direciona para um morador ou entra em contato com um zelador (funcionário do condomínio) pra pegar uma encomenda por exemplo. Vimos aqui um caso onde terceirizados e funcionários fixos trabalham em total harmonia para atender demanda de um condômino.

O papel importante aqui e saber gerir os profissionais, separando suas funções e relações de trabalho.

CONFLITOS – Sim, lá vem polêmica. Se em nossas casas, cuidar dos afazeres e conflito entre os irmãos já é complexo, imagina em um local onde há dezenas de apartamentos com as mais diferentes opiniões e conflitos a resolver, e não são poucos: carro estacionado de forma errada, barulho, sujeira feita por moradores, animais em elevadores sociais entre muitos outros.

Em um primeiro momento, é dever do síndico intermediar os conflitos primários. Mas o papel da administradora de condomínios é imprescindível, pois cabe a ela formalizar diretrizes a serem cumpridas (aprovados em assembleia), enviar circulares ou informativos (por e-mail, WhatsApp ou aviso nos elevadores), informando regras ou fatos ocorridos, a fim de resolver problemas e prevenindo conflitos maiores.

Por isso, a isenção da administradora é importante, sendo rigorosa quando preciso para desestimular o comportamento inadequado, e caso necessário fazer o uso de notificações ou multa para o condômino que desrespeitar o bem comum. 

PRESTAÇÃO DE CONTAS – Um dos temas mais relevantes, pois é dele que se origina uma visão ampla de toda a saúde financeira de um condomínio. Tendo a noção exata dos gastos com de pessoal, material, encargos trabalhistas, despesas fixas, reformas e o controle de recebimento de taxa de condomínio, mostrando para os moradores quanto é arrecadado e quanto tem de despesas ao fim de cada mês e ano.

Com o balanço em dia, projetos de melhorias ficam mais transparentes e objetivos em sair do papel. Por isso, a prestação de contas sempre disponível aos condôminos, seja por e-mail, WhatsApp ou no aplicativo da administradora de condomínios é importante para dar segurança a todos os envolvidos.

‘‘Vimos aqui que todo o sistema requer muita atenção, semelhante a uma empresa, por isso, se gerido com profissionalismo e respeito com os envolvidos nessa engrenagem, todos ganham em qualidade.’’

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